Mitarbeiterbefragung – Viel Wind um Nichts!

Viel Wind um Nichts!

Letztens in der Kantine unterhielten sich junge Mitarbeiter empört über ihr Unternehmen. „Von wegen anonyme Mitarbeiterbefragung, die wollen wissen, in welcher Abteilung ich arbeite, ob männlich oder weiblich und in welcher Altersgruppe ich mich befinde. Wir sind nur zehn Leute in der Abteilung, da ist doch sofort klar, von wem die Beurteilung ist.“ Schade dachte ich mir, hier gibt ein Unternehmen viel Geld aus, um Feedback von seinen Mitarbeitern zu erhalten.

Doch offensichtlich haben sich Dienstleister und Management nicht ausreichend Gedanken zu den Fragen und zum Prozess gemacht. Unterm Strich werden die Mitarbeiter verunsichert sein und keine ehrlichen Antworten geben oder gar nicht erst mit machen. Schlussendlich spiegeln die Ergebnisse nicht die Realität wieder. Vielleicht landet die Umfrage auch wegen zu geringer Beteiligung oder unbequemer Ergebnisse in der Schublade der Unternehmensleitung und nichts passiert. Sollte dann Jahre später eine erneute Befragung erfolgen, werden sich die Mitarbeiter genervt verweigern, nach dem Motto: „Mal wieder viel Wind um nichts.“ Das Vertrauen zurückzugewinnen, ist fast unmöglich.

Dabei kann eine Mitarbeiterbefragung viel Positives bewirken. Vorausgesetzt die Erhebung wird professionell vorbereitet, kompetent durchgeführt und gut nachbereitet.

Die Mitarbeiter sind das größte Kapital eines Unternehmens heißt es aus gutem Grund. Denn kompetente, loyale und motivierte Mitarbeiter sind innovativ, produktiv und engagiert. Zufriedene Arbeitskräfte sind echte „Mit-Arbeiter“ und somit Multiplikatoren des unternehmerischen Erfolgs. Ein erster Schritt, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter festzustellen, kann eine Befragung sein.

Aber wie nimmt Ihre Mitarbeiterbefragung Fahrt auf? 

Leider werden Mitarbeiterbefragungen oft erst durchgeführt, „wenn die Kacke schon am Dampfen ist“. Dabei ist dies schon unter normalen Rahmenbedingungen ein sensibles Thema. Um einen ausreichenden Rücklauf und ehrliche Antworten zu erhalten, sollten Sie folgende Punkte beachten:

Grundsätzlich ist es sinnvoll, sich von externen Dienstleistern bei der Erstellung des Fragebogens und bei der Auswertung unterstützen zu lassen. Dies sichert eine gewisse Neutralität und vielen Mitarbeitern fällt es auch leichter, Fragen eines Dritten zu beantworten.

Für eine glaubhafte Mitarbeiterbefragung braucht es vor allem den ernsthaften Willen der Geschäftsführung, die Wahrnehmung der Mitarbeiter und die daraus folgenden Ergebnisse anzunehmen und Erkenntnisse aus der Umfrage zu ziehen, entsprechende Maßnahmen einzuleiten und zu begleiten. Dieser Prozess ist nicht immer angenehm, insbesondere wenn das Feedback nicht gut ausgefallen ist. Aber besonders dann können Veränderungen Prozesse optimieren und vor allem die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen und das Unternehmensklima verbessern.

Folgenden Ablauf empfehle ich Ihnen:

1. Zieldefinition
   Welche Erkenntnisse möchten Sie mit der Befragung gewinnen? Um einen ganzheitlichen Analyseprozess sicherzustellen, ist es wichtig, die Unternehmensleitung, die Mitarbeitervertretung, die Personalabteilung sowie die Fach- und Führungskräfteebenen einzubinden. Am bestens setzen Sie aus den entsprechenden Kreisen eine Projektgruppe auf, die den Prozess begleitet. Die Ziele sollten klar und realistisch sein. Nehmen Sie sich inhaltlich nicht zu viel vor, ansonsten kann die Mitarbeiterbefragung aufgrund ihrer Komplexität scheitern. Um ein Gefühl für die Anliegen die Mitarbeiter zu bekommen und auch für die Definition der Ziele, kann es sinnvoll sein, vorab qualitative Interviews zu führen.
2. Entwicklung Fragebogen
   Auf Basis der Ziele werden die entsprechenden Fragestellungen entwickelt. Dabei sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Achten Sie darauf, dass die Beantwortung der Fragen nicht zu lange dauert, sonst beantworten die Mitarbeiter die letzten Fragen nur noch halbherzig.
• Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich bei einzelnen Fragen zu enthalten und setzen Sie Pflichtfelder sparsam ein.
• Achten Sie auf klare Begrifflichkeiten. Vermeiden Sie Wörter wie „Bereich“. Der eine versteht den Fachbereich darunter, die andere die Abteilung und die Antworten sind nicht mehr vergleichbar.
• Keine Suggestivfragen!
• Offene Fragen können sehr spannend sein, da hier Vorschläge, Ideen und Kritik individuell aufgeführt werden. Allerdings erhöht das die Komplexität der Auswertung.
• Fragen grundsätzlich so wählen, dass die Anonymität gewahrt bleibt.

3. Information und Kommunikation
   Um eine große Akzeptanz und eine hohe Rücklaufquote zu erreichen, sollte die Information an die Belegschaft über unterschiedliche Kanäle erfolgen. Nutzen Sie dafür eine Kombination aus schriftlicher und mündlicher Informationsweitergabe. Die Mitarbeiter sollten über Ziel, die Vorgehensweise, Datenschutz und Anonymität informiert werden. Dafür eignen sich Mitarbeiterzeitung, E-Mails und Aushänge. Um die Ziele der Befragung aufzuzeigen und die Ernsthaftigkeit der Geschäftsführung zu unterstreichen, sollte die Befragung auch Thema in Teamsitzungen sein und/oder eine Informationsveranstaltung durch die Unternehmensleitung angeboten werden. Hier können auch Fragen und Anregungen direkt besprochen werden.
4. Durchführung der Onlinebefragung
   Am einfachsten ist die Durchführung und Auswertung einer Mitarbeiterbefragung mit einem Onlineumfrage-Tool, sofern Ihre Mitarbeiter geübt sind im Umgang mit dem Internet und einen entsprechenden Zugang haben. Ich persönlich arbeite mit umfrageonline und habe gute Erfahrungen damit gemacht. Im Vorfeld der Erhebung sollten Sie den Mitarbeitern eine offizielle Einladung zur Teilnahme, sowie eine Vertrauenserklärung zukommen lassen, die den Beschäftigten die Wahrung von Datenschutz und Anonymität zusichert.
5. Auswertung der Befragung und Kommunikation der Ergebnisse
   Eine zeitnahe Kommunikation an die Belegschaft ist sehr wichtig und sollte spätesten vier Wochen nach Abschluss der Befragung erfolgen. Informieren Sie die Belegschaft über die Ergebnisse, ohne zu beschönigen, darüber welche Handlungsfelder es zu ermitteln gibt und wie und von wem Maßnahmenpläne zur Verbesserung erarbeitet werden sollen.
6. Maßnahmenpläne und Veränderungen
   Die Befragung ist nicht mit der Kommunikation der Ergebnisse und den verbundenen Maßnahmen beendet. Es bietet sich an, dass die für den Prozess ins Leben gerufene Projektgruppe auch die Implementierung der Neuerungen bis zum Abschluss begleitet und kontrolliert. Über die Veränderungsprozesse sollte in regelmäßigen Abständen z.B. in der Mitarbeiterzeitung berichtet werden. Neben den Maßnahmen, die durch die Geschäftsführung ergriffen werden, ist es wichtig, auch hier die Mitarbeiter einzubinden. Machten Sie Betroffene zu Beteiligten. Zeigen, dass Sie die Ergebnisse und somit die Meinung der Belegschaft ernst nehmen. Verbesserungen, die Abteilungen oder Produktionsprozesse betreffen, sollten auch von den betroffenen Mitarbeitern z.B. in Workshops ausgearbeitet werden. Veränderungen, die von oben nach unten „befohlen“ werden, werden die Stimmung im Unternehmen nicht verbessern.

Fazit:

Eine Mitarbeiterbefragung lohnt sich. Sie erhalten ein umfassendes Stimmungsbild, wissen woran Sie sind und wo es hackt. Anhand der Ergebnisse können gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit ergreifen. Mit der Mitarbeiterbefragung zeigen Sie Interesse an Ihren Mitarbeitern und drücken Ihre Wertschätzung aus. So wirkt die Mitarbeiterbefragung auch vertrauensbildend und verbessert die Zusammenarbeit und die Kommunikation.

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HE_Mitarbeiterbefragung

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