Onboarding - "Wo Sie nun schon mal da sind..."

„Wo Sie nun schon einmal da sind…“

Schick gekleidet, ein wenig angespannt, voller Vorfreude und hoch motiviert startet der neue Mitarbeiter in den ersten Tag bei seinem neuen Arbeitgeber. Nach über einer halben Stunde Wartezeit am Empfang (die Sekretärin wusste nicht Bescheid) holt ihn sein zukünftiger Chef mit den Worten ab: „An Sie habe ich gar nicht mehr gedacht. Wissen Sie“, führt der Chef weiter aus, „momentan durchlaufen wir einen Umstrukturierungsprozess. Einige Kollegen wurden ausgestellt und da macht es halt keinen guten Eindruck, dass Sie jetzt kommen. Aber wo Sie nun schon einmal da sind“. Und schon sinkt die Vorfreude und Motivation auf den Nullpunkt.

So oder so ähnlich geht es vielen, die einen neuen Job anfangen. Die Kollegen sind nicht informiert, empfinden den Neuen vielleicht sogar als Konkurrenz. Der Arbeitsplatz ist nicht vorbereitet, es gibt keinen Einarbeitungsplan und auch keinen zuständigen Ansprechpartner. So wird der neue Mitarbeiter in der ersten Woche vor dem PC geparkt und soll sich erst mal einen Überblick im Intranet verschaffen. Und dieser denkt sich, wo bin ich da nur hingeraten?!?

Folgen schlechten Onboardings:

Ein schlechtes Onboarding kann schnell dazu führen, dass neue Mitarbeiter (innerlich) kündigen, bevor sie überhaupt angefangen haben. Außerdem scheuen sich Neuankömmlinge heutzutage nicht, noch während der Probezeit den Arbeitgeber zu wechseln.

Personalbeschaffung ist häufig mit einem enormen finanziellen Aufwand verbunden. Und nicht selten dauert es mehrere Monate, bis eine offene Stelle besetzt wird. Der sich zuspitzende Fachkräftemangel erschwert es zudem, fähige Mitarbeiter zu finden. Deshalb ist es besonders schmerzlich, wenn ein neuer Mitarbeiter das Unternehmen gleich wieder verlässt. Auf Dauer wird zudem eine hohe Fluktuation bei den Mitarbeitern auch den Ruf des Unternehmens schädigen.

Gerade in Zeiten von vollen Auftragsbüchern und Fachkräftemangel sollten sich alle Beteiligten bewusst sein, wie wertvoll ein neuer Mitarbeiter ist. Umso erstaunlicher, dass viele Firmen eine strukturierte und effiziente Einführung so sträflich vernachlässigen. Dabei braucht es gar nicht viel, damit sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen, schnell in das Team integriert werden und gute Arbeit leisten.

Tipps für ein gelungenes Onboarding:

Selbst ein vorgegebener Eingliederungsprozess, in dem neuen Mitarbeitern beispielsweise Unternehmensstrategie und -kultur vermittelt werden, befreit Sie als Führungskraft nicht davon, die Integration in Ihre Abteilung erfolgreich zu gestalten und zu begleiten.

1. Vor dem ersten Arbeitstag – Onboarding beginnt mit der Vertragsunterzeichnung

Binden Sie den neuen Mitarbeiter frühzeitig an das Unternehmen:

- Stellen Sie Informationsmaterial zur Verfügung.
- Informieren Sie Kollegen, dass ein neuer Mitarbeiter kommt und stimmen Sie sein künftiges Team darauf ein. Aus welchen Gründen wurde er eingestellt? Was werden seine Aufgaben sein?
- Bieten Sie dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit, sein zukünftiges Team schon einmal vorab kennenzulernen, z.B. nach der Vertragsunterzeichnung oder einem Jour fixe.
- Teilen Sie dem neuen Mitarbeiter vorab mit, was ihn in der ersten Woche erwartet und wer ihn in Empfang nimmt.
- Kommunizieren Sie gegenüber Kunden, dass es einen neuen Ansprechpartner gibt. Das macht den ersten Kontakt für beide Seiten einfacher.

2. Die erste Woche – Schön, dass Sie da sind!

- Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter am ersten Tag offiziell, finden Sie ein paar persönliche Worte.
- Stellen Sie ihn den Kollegen vor.
- Sorgen Sie dafür, dass alle benötigten Arbeitsmittel wie PC, Telefon, Mail-Adresse am ersten Tag zur Verfügung stehen.
- Benennen Sie einen Kollegen als festen Ansprechpartner und Mentor.

3. Die folgenden Wochen/Monaten

- Nehmen Sie sich Zeit. Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche (Welche Fragen sind offen? Welche Schwierigkeiten gibt es? Welche Ideen hat der neue Mitarbeiter?)
- Sorgen Sie von Anfang an für spannende und fordernde Aufgaben.
- Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und fragen Sie nach den Erwartungen des Mitarbeiters.
- Achten Sie darauf, dass der neue Mitarbeiter weder über- noch unterfordert ist.

Fazit:

In den ersten Wochen wird die Basis für die zukünftige Zusammenarbeit gelegt. Was hier zerschlagen wird, kann kaum wieder repariert werden. Deshalb nehmen Sie sich die Zeit für eine strukturierte und individuelle Ausgestaltung des Onboardings. Klären Sie in persönlichen Gesprächen die gegenseitigen Erwartungen und machen Sie Unternehmensstrukturen transparent. Die Zeit, die Sie investieren, werden Sie zurückbekommen – von motivierten und effizienten Mitarbeitern.